La gestion électronique des documents permet d’augmenter la qualité de gestion de ces documents à l’aide des fonctionnalités complètes:

• Assurer un accès constant et sécurisé aux données de n’importe quel point du réseau local de l’entreprise;
• La création d’une structure logique avec les fonctions de recherche facile et intelligente, selon les paramètres de hiérarchie et de navigation;
• Une protection fiable des données contre des dommages accidents ou intentionnel, la prévention contre les accès non autorisés aux données;
• La possibilité de contrôle entier des modifications possibles dans des documents spécifiques en préservant l’historique des changements apportés par le personnel;
• L’économie de papiers et de dépenses pour les documents prévus pour un usage interne. Cette question est très importante pour des grandes corporations.

Les caractéristiques du système proposé

Le système de documentation électronique développé par «Caspel» est prévu pour passer du papier à l’électronique de manière massive en assurant la sécurité des archives électroniques, les fonctions d’indexation et de recherche. Toutes les configurations présentes dans le système permettent d’utiliser tout scénario en utilisant le contenu des documents sus tous les formats possibles. Dans ce cas-là, une source constante est assurée en cas de besoin.

Avant de transférer massivement les documents en format électronique, on réalise son audit préliminaire. Pendant cet audit, tous les documents papier qui sont dans la circulation sont vérifiés. Après la validation et la définition de leurs auteurs, il suffit de donner au personnel le droit de consulter les archives électroniques, de les modifier ou d’en créer d’autres, d’ajouter des documents numérotés.

Avec cette sauvegarde électronique de vos documents, vous pouvez garantir la continuité de votre entreprise et la sécurité de toutes vos données.